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Plan stratégique 2020-2025

Plan stratégique 2020-2025

Vers un avenir positif :
notre plan stratégique
2020-2025

Avant-Propos

Après bientôt 30 ans d’existence, Maison Plein Cœur se rend compte que le contexte dans lequel évoluent les personnes vivant avec le VIH (PVVIH), ainsi que de l’organisme se transforme.

Maison Plein Cœur a donc entrepris une planification stratégique afin de mieux cerner et structurer ses actions en regard de ces changements pour les cinq prochaines années. Un consultant externe a été engagé, et une démarche de planification stratégique a été élaborée impliquant des PVVIH, des partenaires institutionnels et communautaires, des bénévoles, des donateurs et des employés de Maison Plein Cœur.

La méthodologie mise en place comprenait plusieurs étapes : entrevues individuelles avec des personnes-clés; consultation préliminaire avec les employés; sondage en ligne auprès des PVVIH, bénévoles et donateurs de Maison Plein Cœur; deux journées de réflexion stratégique; autre sondage en ligne, cette fois auprès des employés; et, finalement, un autre auprès des membres du Conseil d’administration (CA). Plusieurs enjeux externes et internes ont été identifiés.

Le plan stratégique 2020-2025, Vers un avenir positif, identifie neuf priorités qui aideront à créer un avenir positif pour les PVVIH ainsi que pour Maison Plein Cœur.

Quatre priorités sont liées au bien-être des PVVIH :

  • Mieux répondre et s’adapter aux besoins des PVVIH vieillissantes.
  • Accroître la qualité de vie des PVVIH.
  • Rejoindre, mieux répondre et adapter nos programmes et services existants aux populations affectées qui ne réussissent pas à s’impliquer pleinement dans l’organisme.
  • Développer des collaborations et partenariats afin d’optimiser les programmes et services aux PVVIH.

Cinq priorités sont liées à la gestion de l’organisme.

  • Développer la capacité collective du CA, ainsi que sa structure pour mieux accomplir ses responsabilités.
  • Augmenter et diversifier le financement de base de l’organisme.
  • Prendre soin des ressources humaines de l’organisme et développer leurs capacités.
  • Améliorer la capacité de l’organisme à évaluer les impacts de ses programmes.
  • Réparer et restaurer l’immeuble pour mieux répondre aux besoins actuels et futurs de l’organisme.

Un plan de mise en œuvre, de surveillance et d’évaluation du plan stratégique est proposé, ainsi qu’une stratégie de communication.

Contexte

Les réalités des personnes vivant avec le VIH (PVVIH) ont grandement évolué au cours des quarante dernières années. À ses débuts, des membres de la communauté gaie de Montréal se sont battus pour leur droit à des services de soutien et à des programmes de prévention, formant eux-mêmes des organismes communautaires pour répondre à leurs propres besoins. Malgré cela, les décès furent nombreux, ouvrant ainsi la porte à la peur et stigmatisation du VIH.

Dans les années 1990, Maison Plein Cœur aidait principalement les PVVIH à mourir dans la dignité. Les efforts furent alors mis sur les soins palliatifs. La fin des années 1990 et les années 2000 ont été témoins d’avancées médicales importantes donnant une lueur d’espoir aux PVVIH qu’elles pourraient en survivre. Avec l’amélioration considérable des traitements antirétroviraux dans les années 2010, l’espérance de vie des PVVIH a augmenté, et l’organisme concentrait donc ses efforts sur la santé holistique et l’amélioration de la qualité de vie. En presque trente ans d’existence, Maison Plein Cœur, perçue généralement comme leader et experte communautaire dans le domaine du soutien auprès des PVVIH à Montréal, a su s’adapter avec succès à ces réalités en constante évolution.

Les années 2020 vont amener de nouveaux défis et besoins auxquels Maison Plein Cœur devra faire face si l’organisme désire continuer à jouer un rôle important dans la santé et le bien-être des PVVIH. Comment devra s’adapter l’organisme, savoir vers où se diriger, de quelle manière déployer ses ressources, assurer un impact significatif sur la vie des PVVIH à Montréal?

En janvier 2019, afin de répondre à ces questions, Maison Plein Cœur a décidé d’entreprendre un processus collaboratif de planification stratégique afin de définir une vision commune qui répondra aux besoins évoluant des communautés affectées par le VIH à Montréal pour les prochaines années

Méthodologie

Conformément à nos valeurs, nous avons opté pour une approche inclusive pour élaborer notre plan stratégique. Nous avons donc développé un processus impliquant les PVVIH, les bénévoles, les employés et les membres du CA de Maison Plein Cœur, quelques personnes clés ayant une relation proche avec l’organisme et des partenaires institutionnels et communautaires.

En mars 2019, une demande de proposition a été envoyée à quelques consultants externes ayant de l’expérience en planification stratégique afin de trouver quelqu’un pour mener le développement du nouveau plan stratégique.

En juin 2019, un comité consultatif impliquant des PVVIH, des employés et le directeur général a été créé pour guider le processus.

Le tableau qui suit illustre les étapes de collecte d’informations entreprises par ce processus, ainsi que le nombre de participations à chaque étape (il est à noter qu’une même personne peut avoir participé à plusieurs étapes dans ce processus).

Étapes

Total : 0 Participcant.e.s

Résultats

Gouvernance

  • Mieux gérer les contributions du directeur général, des employés, des administrateurs et des membres de la Corporation.
  • Renforcer le CA afin qu’il soit en mesure de contribuer à la gestion du plan stratégique et au financement.

Programmation

  • Prioriser les personnes les plus vulnérables au moyen d’une approche holistique de réinsertion sociale.
  • Bonifier notre approche dans l’optique d’être plus attrayant pour les PVVIH.
  • Être en mesure de suivre les changements dans la recherche et le traitement VIH.
  • Combattre l’isolement, les besoins en alimentation et en logement sont prioritaires.
  • Maintenir un climat de confiance entre les employés et les PVVIH.
  • Mettre de l’avant les plus belles réalisations de l’organisme : être dans la beauté à l’intérieur et à l’extérieur, nos actions de prévention, l’art thérapie, l’aide aux mères.

Financement

  • Augmenter la participation privée des sociétés et moins dépendre sur les gouvernements.
  • Maintenir une offre de service adapté au financement disponible.
  • Rétention des employés
  • L’équipe d’employés est compétente. Il s’agit d’un grand atout. Le maintien de cette équipe est essentiel pour le futur de l’organisme, lui donner une perspective claire vers le futur désiré pour qu’elle exerce son leadership professionnel.
  • Miser sur du personnel qui apprend constamment.
  • Avoir des « lac-à-l’épaule » dirigés par un expert externe, capable de conjuguer avec des manifestations émotives.
  • Bien gérer les attentes et les contributions des bénévoles.

Partenariats

  • Il s’agit du meilleur moyen de gérer les compromis que l’organisme devra toujours faire dans son aide aux plus vulnérables.
  • Créer une table de concertation pour le partage de l’expertise de Maison Plein Cœur et le cheminement des utilisateurs.
  • Établir des partenariats avec des universités pour partager notre savoir et le faire évoluer.
  • Poursuivre ce que Maison Plein Cœur fait actuellement, mais en s’ajustant aux diverses tendances chez les PVVIH, incluant celles qui ne viennent pas à l’organisme, les partenaires et les bailleurs de fonds.
  • Aider davantage les PVVIH à reprendre leur vie en main – travail, vie sociale, études, partage de leurs connaissances et avoir des projets communs (e.g. économie sociale).
  • Diversifier le financement et faire connaître davantage les programmes renouvelés et les domaines d’expertise de Maison Plein Cœur.
  • Établir de meilleurs liens avec le milieu médical et celui de la recherche.
  • À l’interne, établir une gouvernance axée sur la stratégie de Maison Plein Cœur; créer des outils pour augmenter la rigueur des interventions de l’organisme avec les PVVIH.
  • Adapter les programmes et services de Maison Plein Cœur pour mieux répondre aux besoins des PVVIH provenant des minorités culturelles et ceux des femmes.
  • Faire des formations à l’externe à des fins de sensibilisation et d’éducation dans les milieux scolaires, les professionnels de la santé et nos partenaires.
  • Créer des indicateurs de réussite pour soutenir les PVVIH et faire la démonstration des réussites de Maison Plein Cœur aux bailleurs de fonds.
  • Briser l’isolement en organisant diverses activités sociales, recevoir des services de soutien physique et psychologique et partager avec d’autres PVVIH sont des raisons principales que les PVVIH fréquentent l’organisme.
  • Une grande majorité de PVVIH croient que l’organisme les aide à l’atteinte de leurs objectifs et sont convaincues de les atteindre.
  • Des raisons expliquant que certains PVVIH ne fréquentent pas l’organisme sont qu’elles ne le connaissent pas, qu’elles ne veulent pas être identifiées comme PVVIH et que les heures d’ouverture ne leur conviennent pas.
  • L’organisme ne rejoint pas assez bien les jeunes adultes ainsi que ceux ayant un besoin d’aide alimentaire.
  • Les raisons d’être bénévole sont de pouvoir redonner au suivant, de se sentir utile et de s’épanouir.
  • Les bénévoles veulent ressentir qu’ils font partie du projet et qu’ils sont écoutés. Ils disent aussi posséder les compétences nécessaires à leur bénévolat.
  • La satisfaction des PVVIH et des bénévoles à l’égard de l’organisme est bonne.

(incluant le sondage en ligne destiné à certains partenaires clés n’ayant pu participer aux journées de réflexion)

  • Il faut s’adapter à la réalité du vieillissement des PVVIH, particulièrement quant à leurs besoins liés à la santé physique, l’isolement social, le logement, l’alimentation, les besoins en accompagnement en voiture et pour des soins à domicile. Il y a un risque que la charge virale des PVVIH vieillissantes redevienne détectable en raison de plusieurs facteurs comme le changement d’efficacité de leurs médicaments, un corps vieillissant qui réagit différemment aux molécules de ces médicaments, etc.
  • La stigmatisation du VIH continue d’être une grande préoccupation et elle affecte négativement le bien-être des PVVIH. La stigmatisation demeure une cause profonde de l’isolement vécu par les PVVIH.
  • Les communications internes et externes sont également un sujet majeur.
  • Le retour à une vie sociale active, au travail et aux études est difficile, car il comporte de nombreux obstacles tant chez l’individu que dans son environnement. Ce retour exige de la part des employés un suivi étroit dans le soutien et de la rigueur dans l’application de protocoles de travail. La formation et la rétention du personnel de Maison Plein Cœur, ainsi que la documentation de la progression sont des facteurs clés pour la réussite de ce parcours difficile pour les PVVIH.
  • Les partenariats multiservices sont un élément essentiel au soutien de PVVIH. MPC est reconnue pour son travail et ses programmes. Son approche holistique est saluée par tous ses partenaires.
  • L’expertise de Maison Plein Cœur est reconnue et doit servir de levier pour établir des partenariats de services complémentaires, ainsi que pour la recherche.
  • Le message i = i change énormément la réalité des PVVIH.
  • Il est important de rejoindre d’autres populations affectées que les HARSAH, dont les femmes, les personnes transgenres, les autochtones, les personnes immigrantes, etc.
  • Il faut prendre en considération les avancées liées au traitement du VIH, particulièrement l’arrivée de la bithérapie et des médicaments injectables.
  • Les gouvernements se sont beaucoup désengagés quant au financement du milieu communautaire.
  • Malgré cela, il faut continuer la recherche de financement auprès des différents ministères dont les responsabilités touchent les populations affectées rejointes ou les enjeux affectant le bien-être des PVVIH. Il est aussi important de continuer à maintenir les liens avec les différents paliers gouvernementaux.
  • L’organisme aurait avantage à développer des partenariats avec le secteur privé et le domaine des arts dans ses efforts de financement.
  • Maison Plein Cœur peut et doit jouer un rôle important quant à l’atteinte à Montréal des objectifs 90-90-90 de la déclaration de Paris.
  • Des participants ont noté que la montée de mouvements populistes et les fausses informations affectent aussi le bien-être des PVVIH, ainsi que la capacité de l’organisme à accomplir sa mission.
  • Il existe une certaine banalisation du VIH dans la société et une complaisance face au VIH. Cela ne reflète pas la réalité de plusieurs PVVIH et cela risque de faire reculer le mouvement VIH et perdre les acquis des dernières années.
  • Il est important de continuer à répondre aux besoins de base des PVVIH, particulièrement au sujet du logement, de l’emploi, de l’alimentation, etc.
  • Des besoins liés à l’entretien de la bâtisse sont nommés.
  • La rétention des employés et des bénévoles est primordiale. L’organisme doit tenir compte des conditions qui aident à la rétention des employés et bénévoles, telles que : le salaire, les avantages sociaux, la supervision clinique des intervenants, la reconnaissance, l’utilisation de stagiaires et des bénévoles.
  • Globalement, la motivation et l’engagement des employés envers l’organisme sont très élevés.
  • L’équipe est très soudée.
  • Les facteurs les plus satisfaisants sont l’autonomie dans les tâches, la variété, les occasions d’apprendre, la collaboration, la fierté et l’importance du travail accompli.
  • Les employés se disent suffisamment impliqués dans les décisions qui les concernent et du soutien qu’ils reçoivent de leur directeur général (même si sa charge de travail est importante) et se sentent alignés avec les valeurs de Maison Plein Cœur.
  • Les employés estiment par contre avoir une charge de travail trop lourde, en grande partie causée par des imprévus. Ceci crée parfois des défis quant à la priorisation des tâches à effectuer.
  • La surcharge de travail est une cause importante de l’épuisement professionnel et nuit à la rétention des employés.
  • Pour certains, la rétention est aussi affectée par le manque d’occasions d’avancement professionnel au sein de l’organisme.
  • La capacité de communication avec plusieurs acteurs clés est une source d’insatisfaction. À l’interne, les mécanismes de communication entre employés sont bons. Cependant, elles sont à améliorer avec les PVVIH, les bénévoles, les partenaires, les donateurs et le public.
  • Il est souhaité d’avoir du soutien clinique pour les intervenants en provenance de l’extérieur de Maison Plein Cœur.
  • Les employés souhaitent avoir des relations plus étroites avec le CA.
  • Il faut créer une base de données commune pour documenter le travail accompli avec les PVVIH.
  • Il faut améliorer les partenariats et les collaborations afin de renforcer les programmes.
  • Il y a un désir que les employés et le CA puissent se rencontrer occasionnellement afin de mieux coordonner leur travail respectif.
  • Les rôles et contributions des membres du CA, des membres de la Corporation et des comités devront être alignés afin de maximiser l’efficacité de l’organisme.
  • Améliorer l’intégration de nouveaux membres du CA.
  • Former des comités du CA pour accomplir certaines tâches ou responsabilités.
  • Maintenir une distinction claire entre le rôle des employés et celui du CA.
  • Assurer mettre en place des politiques liées aux ressources humaines, incluant une politique salariale.
  • Il est important de créer une base de données commune afin de bien recueillir les informations sur les PVVIH qui reçoivent des services par l’organisme.
  • Établir un processus pour la gestion du rendement du directeur général, ainsi que son développement professionnel.
  • Poursuivre l’amélioration des communications externes et maintenir à l’esprit le financement et les partenariats.
  • Mettre l’accent sur la recherche de financement récurrent, surtout pour combler la perte de la subvention du gouvernement fédéral.
  • Impliquer d’autres personnes sur un comité de financement.
  • Cibler les anglophones dans nos efforts de financement.
  • Profiter de la campagne de financement pour faire de l’éducation et de la sensibilisation en même temps.
  • La petite taille de l’équipe des employés la rend vulnérable à des conflits et à des tensions lorsqu’ils surviennent.
  • Certaines conditions de travail (salaires, inexistence de politiques en ressources humaines, etc.) causent un problème de rétention.

priorités 2020 à 2025

Durant les différentes étapes de la consultation, un vaste consensus était évident parmi les PVVIH, nos partenaires et les bénévoles. Ils ont clairement indiqué qu’avec ses programmes et avec une approche de santé holistique, Maison Plein Cœur est un leader communautaire quant au soutien et au bien-être des PVVIH à Montréal. Il est donc primordial, dans les années à venir, de maintenir l’ensemble des programmes actuels, car ils répondent à des besoins essentiels.

Les priorités suivantes ont été identifiées à partir des résultats des différentes étapes de la consultation. Elles sont divisées en deux types : celles liées directement au bien-être des PVVIH et celles liées à la gestion de l’organisme. Les priorités sont identifiées en ordre d’importance, mais seulement par rapport aux priorités de même type.

Mise en œuvre

Développement annuel des plans d’action pour la mise en œuvre du plan stratégique

    1. Les priorités de ce plan stratégique qui relèvent de la responsabilité des employés seront intégrées dans leurs plans de travail annuel lors de leur création vers la fin de chaque année fiscale.
    2. Le directeur général créera un plan d’action annuel des employés lié à la mise en œuvre de ce plan stratégique basé sur les plans de travail de ceux-ci. Ce plan d’action sera présenté par le directeur général au CA pour commentaires avant le début de l’année fiscale
    3. Les priorités de ce plan stratégique qui relèvent de la responsabilité du CA seront intégrées dans un plan d’action annuel du CA vers la fin de chaque année fiscale

Surveillance de la mise en œuvre du plan stratégique

    1. Les employés discuteront du progrès de leurs plans d’action 6 mois après le début de l’année fiscale. Cette réflexion sera partagée avec le CA
    2. Le CA discutera du progrès de son plan d’action 6 mois après le début de l’année fiscale
    3. Vers la fin de chaque année fiscale, le CA et les employés se rencontrent pour :
  • partager le progrès de la mise en œuvre du plan stratégique;
  • échanger sur la pertinence des priorités et identifier de nouvelles tendances qui pourraient affecter la mise en œuvre du plan stratégique;
  • apporter des ajustements au plan stratégique pour refléter ces nouvelles tendances.

Évaluation globale de la mise en œuvre du plan stratégique

Dans la 2e et 5e année de ce plan stratégique, le CA développera un processus d’évaluation globale de la mise en œuvre du plan stratégique. Ce processus devrait minimalement impliquer les employés et le CA. Il pourrait impliquer d’autres acteurs clés, tels que des partenaires institutionnels et communautaires, les PVVIH, les bénévoles, etc.